档案馆实现数字化管理,华天动力信创OA高效安全提速有道

文章来源:网络整理编辑:采集侠2020-10-15 10:31

导读:

[档案馆实现数字化管理,华天动力信创OA高效安全提速有道

国际形势风云变幻,全力构建中国完整自主创新技术体系的“信创”产业越来越受到关注和重视。自主安全协同办公系统是“信创”产业链的重要一环,以华天动力协同OA系统为引领的一批数字化工作专业服务商,正积极响应信息技术应用创新发展这一重要国家战略,对政务协同办公系统进行国产化软硬件兼容改造与安全性能的全线升级。辽宁省档案馆与华天动力协同OA系统携手合作,在数字化办公和无纸化办公的进程中迈出了重要一步,档案管理更加规范合理,查询借阅更加轻松便捷。

辽宁省档案馆为省委、省政府负责档案保管、利用和行政管理的事业单位,由省委办公厅管理,履行全省档案保管、利用和档案事业行政管理两种职能。现馆藏档案192万卷,档案种类多,内容丰富。馆内保管档案在时间上上至公元714年,下至20世纪末。语种以汉文为主,并有大量的满文、日文等档案。

档案馆实现数字化管理,华天动力信创OA高效安全提速有道

不难看出,除了日常办公需求,辽宁省档案馆最大的问题在于如何管理大量的档案,此外,这些档案中不仅有最新的电子文档,还有大量的老旧的纸质档案需要整理归档,工作量非常大。为此,华天动力协同OA系统在打造其协同办公OA系统时,在完善各种日常功能的基础上,更加注重了公文审批、收发和档案管理等内容。

一、基础办公,功能全面,一切仅仅有条

作为一款高效的协同办公软件,首先要做到的就是满足用户的日常办公需求。华天动力协同OA系统为其设置个人办公、审批流转、工作中心、工作任务、内部邮件、信息发布、综合行政、考勤、人力资源、网上交流、电子邮件等十五大功能,轻松满足不同岗位、角色的办公需求。

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值得一提的是工作任务功能。档案管的日常工作是管理大量的档案,其中有很大一部分工作是整理归档老旧档案,甚至上百年前的纸质文档。整理这些文档是一个漫长细致的活儿,所以工作人员对自己的工作任务有明确规划,对于档案管理将有很大的帮助。华天动力协同OA系统为其设置的工作任务功能,能够对任务进行整体管理,支持反馈、转派、延期、完成审核等,还具有汇总统计功能。不仅帮助工作人员制定合理的工作规划,还帮助档案馆对档案的整理工作做到心中有数。

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二、集成档案管理系统,实现档案统一管理

档案馆的核心工作都是围绕档案展开,那么这里的问题来了?协同办公OA系统和档案管理的数据必须做到一体化管理,如果不能实现数据共享,那么一切都毫无意义。华天动力协同OA系统采用中间库的方式,完美实现了协同办公OA系统和档案管理系统的对接。协同办公OA系统把已办结的收文、发文电子目录和电子文件按照格式存入中间库,办结后再进行文件存储,减少了档案管工作人员重复录入的过程,大大减少了工作量。

档案馆实现数字化管理,华天动力信创OA高效安全提速有道

在华天动力协同OA系统内,用户还可以进行档案查询、借阅等操作。华天动力协同OA系统通过档案借阅流程实现全过程电子化,在档案信息库中,用户可根据档案名称、档案编号以及档案状态快速查询。并根据借阅申请,形成档案借阅记录台账。轻松实现档案的规范化管理。

三、政通管理一体化,公文收发上传下达

辽宁省档案馆属于事业单位,必然要接收大量的党政电子公文,其中不乏重要红头文件、涉密件等,还有上级部门单位的工作指示,需要对照认真执行。于此同时,作为省一级的档案馆,还要指导管理好市、区县一级的档案馆,做到上传下达。怎么解决这些问题呢?

华天动力协同OA系统把传统的行政行为置于电子平台运行,建立统一的公文交换平台,通过打造“纵横交互、多级联动”的区域型政务办公体系,提高政务办理时效性,加强工作流程合规性,提升工作内容规范性。

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此外,华天动力协同OA系统公文收发功能能够帮助辽宁省档案馆实现公文的全过程管理,文件下发、挂网公式、来文登记、阅办承办……有效促进了各部门、各层级间数据共享,同时档案馆保存文件也有很多涉及到机密,为保障安全,大多使用国产化软硬件部署,真正体现"互联网+政务"发展完善目标及价值所在。

华天动力OA系统,助力辽宁省档案馆实现3大价值

辽宁省档案馆通过与华天动力OA系统的合作,实现了OA系统与档案管理系统的集成,档案管理的数字化、智能化、规范化,为档案馆的工作带来3大价值:

1.档案收集整理归档高效又规范,OA系统与档案管理系统实现集成,信息收集转为线上操作,解放人力。

2.公文收发全程管理,准确传达上级要求指示,加快了办理流程,提高了办事效率。

3. 疏通档案馆日常工作流,打通信息传递渠道,满足了档案馆集中管理的需求。

未来,华天动力OA系统将继续深耕OA软件技术研发,积极寻求上下游的国产化改造解决方案,全面实现国产化,为政府、企事业单位提供更高效、安全、稳定的办公软件与服务,实现党政通一体化协同办公。

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